发邮件格式怎么写 _知识百科

一、关于主题
1 。一定不要空白标题。
2 。标题要简短，不要让outlook用… 。才能显示完标题。
3 。最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。
时间可以不用注明，一般邮箱会自动生成，写了反而累赘。
4 。标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。
5 。一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。6 。
可适当用使用大写字母字符（如“* ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，
特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7 。回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。
8 。
最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前
忘记检查主题。
二、关于称呼与问候
1 。恰当地称呼收件者，拿捏尺度。
2 。邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL 。
关于格式，称呼是第一行顶格写。3 。Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。
结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼” 。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
三、正文
1 。Email正文要简明扼要，行文通顺。
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须
通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简明扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。
Email正文应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。
最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。
2 。注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
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尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。
3 。
Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。
4 。一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。
5 。尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6 。合理提示重要信息
7 。
合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图表加以阐述。
四、附件
1 。如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。
2 。附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。3 。正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。
4 。附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

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