如何写得体高效的电子邮件?

说到如何写出得体高效的电子邮件,我认为需要从速度和内容双方面进行修炼 。
一、会工作的人,通常秒回邮件
1. 立即回复非常重要
说起会工作的人发邮件的特点,首先浮现在我脑海中的,是他们回复速度之快 。
我之前所在集团的亚太区总裁张先生就是这样 。只要一给他发邮件,他的回信就像乒乓球似的瞬间飞到你的邮箱 。
有时即使忙得无暇立刻处理,或者在飞机马上起飞前,他也会迅速给你发来一封简信,表示“你的邮件已收到,谢谢 。不过我现在因为x x的原因,没办法仔细阅读 。我会在x x (时间)以前认真读完,并回复你”,为的是告诉你他什么时候可以给出正式回复 。
日常中,如果对方的回信姗姗来迟,我们可能会暗自嘀咕“他是不是看不起我啊…” 。如果对方压根就不回邮件,我们就会认为他“真是个不懂礼貌的家伙 。”正是这一件件不起眼的小事,左右着我们对对方的感情和评价 。
特别是发信人是上司或者长辈时,他们往往很重视上下级关系,面对年轻人或晚辈在邮件方面的这类无礼行为,很容易产生极大的厌恶之情 。
2. 邮件的回复速度,暴露了我们的整体工作能力
能够秒回他人邮件,体现了一个人工作效率的高低,包括他是否具有不拖延工作的自制力,是否制定了“任何事情都提前着手,不拖到最后”的自我纪律,以及是否对发信人怀有敬意和关切等 。
注意力集中,拥有高度责任感的人,往往更值得委以重任 。他们工作时常常顾及对方感受,总体来说回邮件的速度也很迅速 。实际上,对方也通过你的邮件,估测你在其他方面的工作能力 。
所以,收到他人的邮件时,立刻回信吧!
二、 大幅削减邮件文字,追求简洁高效的交流
1. 文字简洁,很容易让人脱颖而出
“Linda,写邮件,尤其是英文邮件,同样的内容,下次只用一半字数写,因为重复或不恰当的表达,相较其他语言,在英语中显得更刺眼 。”这是我在上一家公司中多次对助理说得话 。
越是会工作的人,邮件内容越是简洁明快,越能向上文中那样秒回对方 。美国某著名大学甚至对MBA入学推荐信的撰写,特别提出“这个人能够通过简洁的文字与他人交流?”这个问题 。
仅凭文笔简洁这一点,就很容易在上司或者客户那里获得好感 。因为,对方本来就忙碌不堪,需要浏览大量文件,根本没有时间仔细阅读我们的长篇大论 。而且,邮件一旦篇幅过长,就会失去焦点,最想表达的重要部分也会被淡化 。
2. 写作能力,反映工作能力
如今回想起来,以前工作过的各公司的高管中,越是厉害的人,写出的文字越是简洁明快,构造也既具有逻辑性——既没有任何赘余,又不失要点,给人一种高效、精悍的感觉 。
【如何写得体高效的电子邮件?】实际上,不论我们愿不愿意,我们发送的小小的一封邮件,就能反映出自己是否具备逻辑性思维能力、说明能力、词汇表达能力,以及能否进行挤不重复又不是要点的“有效沟通” 。
在写邮件时,要努力将容量减半,大幅削减赘言 。就如一个满身赘肉的姑娘被送进健身馆重新打造一番后,自带六块腹肌、傲人锁骨,呈现完美的S形曲线一样,焕然一新,让见者无不如沐春风 。


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